転職時に必要となる履歴書・職務経歴書を、手書きとパソコンどちらで作成すべきか、悩む人もいるでしょう。
今回は履歴書・職務経歴書を手書きする場合とパソコン作成する場合のそれぞれのメリット・デメリット、注意を払うべきポイントなどについて、具体的に解説します。
履歴書・職務経歴書の作成は手書き・パソコンのどちらでもOK
履歴書・職務経歴書の作成は、応募先企業からの指定がなければ、パソコンを利用しても、手書きでも問題はありません。一般的には、分量の多い職務経歴書をパソコンで作成し、履歴書を手書きにするケースが多くなっています。
転職用の履歴書・職務経歴書では、業務に関するこれまでの経験や実績、有しているスキルや知識といった内容自体が重視されます。基本的に、手書きかパソコンかといった作成方法が採用に大きく影響することはないでしょう。
手書きかパソコン作成かで迷ったり、不安を感じたりするようであれば、企業に直接確認することをおすすめします。「御社が推奨している履歴書のフォーマットはあるでしょうか？」「職務経歴書をパソコンで作成してよろしいでしょうか？」といった聞き方で、応募先企業の意向を確認しましょう。
履歴書・職務経歴書を手書きで作成するメリット
履歴書・職務経歴書を手書きで作成する2つのメリットについて説明します。
志望度の高さをアピールしやすい
手書き作成の最大のメリットは意欲や志望度の高さがアピールでき、採用担当者の印象に残りやすい点です。
採用担当者は手書きの履歴書・職務経歴書から志望度の高さをチェックしようとします。読みやすい文字で書くことによって、「本気で応募している」という評価を得やすくなります。
近年職務経歴書をパソコン作成する傾向が高まっている中、手書き作成はそれだけで採用担当者の目を引きやすいでしょう。
さらに、あえて手間と時間がかかる方法であるため、それだけ思いを込めて職務経歴書を作成しているのだとわかります。
人物像がわかりやすい
手書きの文字は、書いた人物の個性や人柄が感じられるものです。人柄を重視する企業であれば、履歴書や職務経歴書を手書きで作成することが好評価につながる可能性が高くなります。
特に美しい文字でなくても、ていねいに時間をかけて書いたことが伝われば、好印象を得やすいでしょう。
履歴書・職務経歴書を手書きで作成するデメリット
履歴書・職務経歴書を手書きで作成する最大のデメリットは、作成に時間と労力がかかることです。
応募する企業数に応じて、1部ずつ慎重に仕上げることになります。履歴書・職務経歴書は、正式なビジネス書類であるため、修正テープや修正液などの使用は避けるべきです。作成途中や完成後に誤字脱字に気づいたり、内容の変更をしたりする場合は、最初から書き直すことになります。
また、応募先企業の担当者が見やすい履歴書・職務経歴書に仕上げるには、文字のサイズや行間などに絶えず注意を払わなければなりません。文字の大きさや間隔にバラツキのある履歴書・職務経歴書は読みづらく、採用担当者にストレスを与える結果になってしまいます。十分に時間をかけて見栄えのよい書類を仕上げる自信がない場合は、応募書類を手書きで作成するのは避けたほうがよいでしょう。
履歴書・職務経歴書をパソコンで作成するメリット
履歴書・職務経歴書をパソコンで作成する主なメリットについて説明します。
簡単に修正ができる
履歴書や職務経歴書をパソコンで作成することで期待できる最大のメリットは、修正や変更が簡単なことです。
特に職務経歴書は、職務経歴だけでなく、自己PRや資格、業務に活用できるスキルや知識など、記載項目が多くなります。A4サイズの用紙で2枚以上になることも少なくありません。記載する分量が多ければ多いほど、誤字脱字が生じるリスクも高くなります。作成途中で内容の変更が必要になることもあるでしょう。提出書類をパソコンで作成すれば、修正や変更が必要な部分だけを編集して、職務経歴書を完成させることができます。
多くの企業に応募する場合や働きながら転職活動に取り組む場合は、パソコンで履歴書・職務経歴書を作成し、効率よく転職活動を進めましょう。
他社への応募時に活用できる
ベースとなる履歴書・職務経歴書を作成しておけば、複数の会社に応募する際に活用できる点も、パソコンを利用するメリットの一つです。
作成済みのデータを保存すれば、応募先ごとに作成する必要のある志望動機などの項目以外の部分は、元データを調整して作成できます。応募する会社に合わせて新規に作成する項目を決めておけば、同じ内容を毎回記入する手間を大幅に削減できます。転職活動では、複数の企業への書類提出を同時に行うことになるケースも珍しくありません。履歴書・職務経歴書を毎回、新たに作成する手間を省くことができれば、余裕を持って転職活動を進められます。
また、提出済みの履歴書・職務経歴書をデータ化しておけば、面接に進んだ際の準備や、他の企業に応募する際の確認作業をスムーズに進めることができます。書類選考を通過できなかった場合には、履歴書・職務経歴書に改善が必要な部分がないかを再検討し、簡単にデータを修正することが可能です。
レイアウトの調整が簡単
職務経歴書には決められた形式がないので、何をどのように書いていいかを悩んでしまいがちです。
インターネット上では、中途採用向けの履歴書や職務経歴書のテンプレートが数多く提供されています。テンプレートを使うことで、見やすく記入漏れのない履歴書・職務経歴書を効率よく作成できます。Word形式やExcel形式で提供されているテンプレートをダウンロードして、記入内容や分量に合わせてレイアウトを調整しましょう。
履歴書・職務経歴書をパソコンで作成するデメリット
パソコンを使って履歴書・職務経歴書を作成するデメリットとして挙げられるのは、パソコンの利用によって生じやすくなるミスがあることです。
パソコンを使って履歴書・職務経歴書を作成する際には、誤変換による誤字に注意する必要があります。特に細心の注意を払うべきなのは、企業名や代表者の氏名といった固有名詞の誤変換です。こうしたミスがあると、応募先企業からの評価や印象は、非常に悪くなってしまいます。修正した部分の前後の文字を間違って削除してしまい、脱字が生じるケースもよく見られます。
誤字脱字などのミスがないよう、提出前に時間をかけて繰り返し確認しましょう。
また、元データを編集して他の企業向けに履歴書・職務経歴書を作成する際には、別の企業向けの文章が残っていないか慎重に見直すことも重要です。
履歴書・職務経歴書を手書きで作成する際の3つの注意点
手書きで履歴書・職務経歴書を作成するときに注意すべき、3つのポイントを紹介します。
1. 黒のボールペンを使用する
手書きで履歴書・職務経歴書を作成する際には、黒のボールペンを使います。雨などに濡れて文字がにじんだり薄れたりすることのないよう、油性やゲルインキのボールペンを使用しましょう。
こすって消すことのできるタイプのボールペンは、書類のコピーを取る際に文字が消える可能性があります。履歴書や職務経歴書には使用しないように注意すべきです。
2. 読みやすい字で書く
採用担当者は、限られた時間内に相当数の応募書類を読むことになります。担当者にストレスを感じさせず、興味を持って読んでもらえるように、ていねいに読みやすい字で書きましょう。非常に小さな文字で書いたり、枠からはみ出して書いたりすると、読みにくい書類になります。
急いで作成するとどうしても雑な仕上がりになってしまうので、手書きで履歴書・職務経歴書を作成する際は、時間に余裕を持ち、落ち着いて仕上げるようにしましょう。
3. 修正テープ・修正液を使わない
履歴書や職務経歴書を書き間違えてしまった場合は、修正液や修正テープを使わず、新しい用紙に最初から書く必要があります。書き間違えを避けるために、鉛筆で下書きをしたうえで、黒のボールペンで清書しましょう。
下書きはシャープペンシルなどを使って薄く書き、その上からボールペンでなぞるようにします。下書きをすることで、文字サイズや改行する場所の調整もスムーズに実施できます。
企業指定の用紙が1枚しかない場合には訂正印を使って修正しますが、事前に予備の用紙をもらっておくのがおすすめです。
履歴書・職務経歴書をパソコンで作成する際の3つの注意点
パソコンで履歴書や職務経歴書を作成する際に、注意が必要な3つのポイントについて説明します。
1. 自分に合ったテンプレートを選ぶ
インターネット上では、履歴書や職務経歴書のさまざまなテンプレートが無料で提供されています。業種や職種別のテンプレートを用意している転職情報サイトなども数多くあります。
多種多様なテンプレートから使いやすいものを選ぶには、自分がアピールしたい事柄を考慮することが重要です。アピールポイントを伝えやすく、記入する項目や分量に適したテンプレートを探すようにしましょう。
ダウンロードしたテンプレートを、記入しやすいレイアウトにカスタマイズすれば、さらにアピールしやすくなるはずです。
使用するテンプレートはWord形式、あるいはExcel形式のものを選ぶようにしましょう。WordやExcelは、数多くの企業で利用されているソフトです。そのため、提出書類をメール送信した際にファイルが開けない、レイアウトが崩れるなどのトラブルが起こる心配がありません。
また、履歴書・職務経歴書データの提出時にPDFというファイル形式に変換すれば、レイアウト崩れなどを防ぐことができます。WordやExcelの最新バージョンには、データをPDFに変換する機能が標準搭載されているので、活用してみましょう。
2. 文字色は黒で統一し、フォントは一般的なものを使用する
履歴書・職務経歴書の文字色は、黒で統一します。強調したい部分は、文字の色を変えるのではなく、文字サイズや行間を調整して目を引くようにしましょう。
基本的に、履歴書や職務経歴書を作成する際には、黒以外の文字色の使用は避けるべきです。強調するつもりが逆に読みにくくなることが多く、軽い印象を持たれるおそれもあります。
罫線や太字などは、文書を見やすくするために利用しても問題ありません。ただし、使い過ぎてしまうと読みづらくなることもあるので、注意が必要です。
使用するフォントは「明朝体」「ゴシック体」といったビジネス文書でよく使用されるものを使いましょう。WordやExcelに標準搭載されているMS明朝やMSゴシック、MS P明朝、MS Pゴシック、游ゴシック、游明朝などのフォントであれば問題ありません。カジュアルな印象を与えるフォントや特殊なフォントも利用は避けるべきです。
また、履歴書や職務経歴書、送付状などに使用するフォントはできるだけ統一させることをおすすめします。
3. 過剰な装飾やカスタマイズは避ける
履歴書や職務経歴書は、正式なビジネス書類です。テンプレートは必要に応じて装飾やレイアウト変更などのカスタマイズができますが、履歴書・職務経歴書に適さない過剰な装飾、不必要なカスタマイズなどは避けましょう。
採用担当者が履歴書・職務経歴書に求めているのは、応募者に関する正確な情報がわかりやすく記載されていることです。装飾やレイアウトの変更は、必要最低限にしましょう。
まとめ
今回は、履歴書・職務経歴書の作成を手書き、パソコンで行う場合のメリットとデメリット、注意点を説明しました。手書きとパソコン、それぞれの特徴を理解したうえで、応募書類を作成することが重要です。履歴書や職務経歴書の作成方法について疑問や悩みが生じた際には、転職活動のプロに相談することをおすすめします。転職活動の状況に合った適切なアドバイスやサポートを受けることができます。
タウ転職は、自動車業界の求人に特化した転職エージェントです。10万社に上る自動車関連企業とのネットワークや独自のノウハウを活かして、自動車整備士の方々の転職活動をサポートします。
タウ転職では、公式LINEアカウントでの無料相談を実施中です。転職を検討している、あるいは転職に関して悩んでいる自動車整備士の方々のご利用をお待ちしております。
